Yksinyrittäjä, näin käytät tekoälyä turvallisesti asiakastyössä

Kuva. Prompt: Chat GPT Sora: Solo entrepreneur wondering the safety of using AI in customer tasks.

Tekoäly tuo yksinyrittäjälle monia hyötyjä – se auttaa tehostamaan työskentelyä, automatisoimaan rutiineja ja luomaan uusia tapoja tarjota palveluita. Samalla tietosuoja ja tietoturva nousevat keskiöön. Miten tekoälyä voi käyttää turvallisesti ilman, että asiakastiedot tai liikesalaisuudet vaarantuvat?

Miten tekoälyä voi hyödyntää vastuullisesti ja mitä käytännön toimia kannattaa ottaa osaksi omaa työskentelyä?

Asiakkaiden luottamuksellisten tietojen, kuten omienkin tietojen suojaamisen kannalta paras vaihtoehto on oma suljettu, organisaation datalla toimiva tekoälyratkaisu, mutta se ei yksinyrittäjälle ole mahdollinen. Tässä perusteet ja lähtökohdat turvallisempaan käyttöön. Tietoturva vaatii yrittäjältä viitseliäisyyttä, ymmärrystä ja tekoja. 

1. Älä syötä tekoälyyn henkilötietoja tai liikesalaisuuksia

Tekoälypalvelut, kuten ChatGPT, ovat kehittyneitä työkaluja, mutta ne eivät ole täysin GDPR-yhteensopivia. Vaikka palveluntarjoajat eivät väitä tallentavansa käyttäjien syöttämää dataa, on turvallisinta olettaa, että kaikki syötetty tieto voi olla jollain tapaa käytettävissä tekoälyn kehittämiseen.

Siksi on tärkeää, ettei tekoälylle syötetä asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden nimiä, yhteystietoja, liiketoimintasuunnitelmia, arkaluontoisia sopimuksia tai mitään sellaista, jonka menettäminen voisi aiheuttaa haittaa.

Turvallinen tapa on käyttää esimerkkejä, jotka eivät sisällä tunnistettavia tietoja. Esimerkiksi:

Sen sijaan, että kysyisit: ”Miten voisin kirjoittaa sähköpostin asiakas X:lle, jonka nimi on Anna Virtanen?”

Voit kysyä: ”Miten voisin kirjoittaa sähköpostin asiakkaalle, joka tarvitsee apua markkinoinnissa?”

2. Anonymisoi tiedot

Jos tekoälyä haluaa hyödyntää asiakastapausten analysointiin, on tärkeää muuttaa tiedot sellaisiksi, ettei niistä voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä tai yrityksiä.

Hyviä tapoja anonymisoida tietoa:

• Poista nimet ja korvaa ne neutraaleilla termeillä (esim. “Asiakas A”).
• Käytä yleisiä kuvauksia ilman tunnistetietoja.
• Muuta yksityiskohtia, kuten tarkkoja päivämääriä tai summia, jotta tiedot eivät yhdisty alkuperäisiin tapahtumiin.

Anonymisoitu asiakastarina voisi näyttää tältä:

”Minulla on asiakas, joka johtaa pientä tapahtuma-alan yritystä ja haluaa kehittää markkinointiaan. Hänellä on haasteita erottua kilpailijoista ja löytää uusia asiakkaita. Miten voisin auttaa häntä?”

3. Älä käytä tekoälyä arkaluontoisten asiakirjojen käsittelyyn

Jos tarvitset tekoälyn apua esimerkiksi sopimusten, tarjousten tai asiakaskirjeiden laatimiseen, on tärkeää varmistaa, ettei niihin sisälly luottamuksellisia tietoja. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

• Käytä vain mallipohjia, joissa ei ole asiakaskohtaisia tietoja.
• Poista kaikki tunnistetiedot ennen asiakirjan syöttämistä tekoälyyn.
• Aina on syytä tarkistaa tekoälyn tuottama sisältö huolellisesti ennen sen käyttämistä.

4. Valitse turvallisemmat tekoälyvaihtoehdot

Jos haluat varmistaa paremman tietoturvan, on mahdollista käyttää vaihtoehtoisia tekoälypalveluita:

• OpenAI ChatGPT Enterprise: Tämä versio ei käytä käyttäjän syöttämää dataa mallin koulutukseen.
• Microsoft Copilot (Azure): Pilvipohjainen tekoälyratkaisu, jossa tiedot voidaan käsitellä EU:n alueella.

Paikallisesti toimivat tekoälymallit: Esimerkiksi Llama 3 tai GPT-4 All, joita voi käyttää omalla koneella ilman, että tiedot siirtyvät ulkopuolisille palvelimille. Näistä kielimalleista minulla ei ole henkilökohtaisesti kokemusta. 

5. Ilmoita asiakkaille tekoälyn käytöstä

On hyvä käytäntö kertoa verkkosivuilla ja tarjouksissa, miten tekoälyä käytetään asiakastyössä. Selkeä tietosuojalauseke lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta.

Tietosuojailmoitus tekoälyn käytöstä

FutureMarja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja käsittelee kaikki asiakastiedot luottamuksellisesti. Tekoälyä käytetään ainoastaan anonyymien tietojen analysointiin ja sisällöntuotannon tehostamiseen. Asiakaskohtaisia tietoja ei syötetä tekoälyjärjestelmiin, eikä tekoälyn tuottamia sisältöjä käytetä sellaisenaan ilman tarkistusta.

Asiakkaalla on oikeus pyytää tietoja omien tietojensa käsittelystä ja niiden poistamisesta. Lisätietoja saat täältä: 

https://www.marjanousiainen.com/tietosuojaseloste

YHTEENVETO

ChatGPT:n turvallinen käyttö edellyttää:

1. Asiakastietojen anonymisointia
2. Luotettavien ja GDPR-yhteensopivien palveluiden valintaa
3. Selkeitä tietoturvakäytäntöjä
4. Asiakkaiden informoimista tekoälyn käytöstä

Näillä periaatteilla voit hyödyntää tekoälyä turvallisemmin myös asiakastyössä.